ODATA - An Aligned Data Centers Company
Objetivo da Posição:
Coordenar time administrativo, secretárias, analistas, assistentes, recepcionistas em todas as atividades administrativas sendo principalmente: gestão de facilities, gestão de viagens de colaboradores, gestão de adiantamentos e reembolsos de despesas coorporativas, secretariado de diretores e C-Level.
Principais responsabilidades
- Coordenação do serviço de facilities incluindo manutenção predial, preventiva e corretiva, limpeza, recepção, copa, controle de acesso.
- Compras de itens para escritório, copa, limpeza e itens de menores valores para que não saia da política de suprimentos.
- Apoio na gestão de espaço físico como layout, mudanças internas, remanejamentos de itens para os Data Centers.
- Execução e validação de todos os adiantamentos de viagens do grupo Brasil, bem como reembolsos de viagens, tratativas com departamento de Qualidade e Financeiro (Brasil e LATAM).
Supervisão e execução de viagens Brasil e Latam, buscando sempre melhores alternativas com agência de viagens, (aéreo, hospedagens, locação de autos, transfers e tudo que se relaciona ao deslocamento do time), acompanhamento direto aos relatórios emitidos pelas agências dos países para a alimentação do Dashboard.
Aprovação no Oracle de todos os lançamentos de notas fiscais para pagamento de fornecedores que estão ligados ao departamento administrativo e facilities (aluguel, condomínio, contas de consumo, insumos, agência de viagem, portadores, florista, coffee breaks)
Gestão dos cartões de créditos corporativos da Holding e todos os Data Centers do Brasil, baixa do banco, conversão em planilha modelo, conferência, alocação em CC apropriados. Encaminhamento à controladoria e fiscal.
Apoio com os contratos e contatos de terceiros e fornecedores (Importinvest, flytour, JLL, enel, sabesp, claro, latine, Itaú) entre outros.
Requisitos
- Ensino Superior Completo em Administração, Secretariado ou áreas correlatas.
- Inglês Avançado obrigatório.
- Espanhol Intermediário obrigatório.
- Conhecimento em gestão de facilities.
- Secretariado aos Diretores e C-level da companhia.
- Conhecimento em Gestão de Viagens Corporativas.
